【初心者向け】年末調整の書き方ガイド：仕組みから必要書類、トラブル対処法まで

毎年11月頃になると会社から配られる「年末調整」の書類。「またこの季節が来たか……」と、憂鬱な気分になる方も多いのではないでしょうか。

「専門用語が多すぎて、どこに何を書けばいいのかさっぱりわからない」「計算式が複雑で、合っているのか不安になる」「そもそも自分は年末調整が必要なの？」といった疑問や悩みが尽きないのが、この年末調整という制度の厄介なところです。年に一度しか書かないため、書き方を忘れてしまうのも無理はありません。

しかし、年末調整は正しく行えば「払いすぎた税金が戻ってくる」という、私たちにとって非常にメリットの大きい手続きでもあります。適当に書いて提出してしまうと、本来受けられるはずの還付金がもらえなかったり、後から税務署から指摘を受けて面倒な手続きが発生したりするリスクもあります。

そこでこの記事では、年末調整の書類作成に自信がない方に向けて、書き方の基本から間違いやすいポイント、さらには万が一のトラブル対処法までを、専門用語をできるだけ使わずに徹底解説します。この記事を読みながら進めれば、難しい書類も迷わずスムーズに完成させることができるはずです。

この記事でわかること

年末調整とは？仕組みと対象者を正しく理解しよう

書類を書き始める前に、まずは「なぜ年末調整をする必要があるのか」という根本的な仕組みを理解しておきましょう。ここを理解しておくと、各項目の意味がすっと頭に入ってきやすくなります。年末調整とは、一言で言えば「税金の精算手続き」のことです。毎月の給与から天引きされている所得税は、あくまで「概算」であり、正確な金額ではありません。1年間の収入が確定し、個人の事情（扶養家族の有無や生命保険の支払いなど）を考慮した上で、最終的な正しい税額を計算し直す作業。それが年末調整です。

多くの場合は税金を払いすぎているため、差額が「還付金」として戻ってきますが、場合によっては追加で徴収されることもあります。会社員や公務員にとって、確定申告の代わりとなる非常に重要な手続きなのです。

そもそも年末調整は何のためにするの？確定申告との違い

日本では「申告納税制度」を採用しており、本来であれば国民一人ひとりが自分の所得と税金を計算して、税務署に申告（確定申告）しなければなりません。しかし、すべての会社員が税務署に殺到すると、税務署も対応しきれませんし、働く人々にとっても大きな負担となります。

そこで、会社が従業員に代わって税金の計算と納付を行う仕組みが作られました。これが年末調整です。つまり、会社員にとっての確定申告の簡易版とも言えるでしょう。ただし、年末調整ですべてが完結するわけではありません。医療費控除やふるさと納税（ワンストップ特例を使わない場合）、住宅ローン控除の初年度などは、年末調整では対応できず、別途自分で確定申告を行う必要があります。

年末調整と確定申告の主な違いを整理しました。どちらの手続きが必要か迷った時の参考にしてください。

項目	年末調整	確定申告
実施主体	勤務先の会社	自分自身（税務署へ申告）
対象期間	1月1日〜12月31日の給与	1月1日〜12月31日の全所得
主な時期	11月〜12月（会社による）	翌年の2月16日〜3月15日
できる控除	生命保険、扶養、配偶者など	医療費、寄付金、雑損など全て

あなたは対象？年末調整が必要な人と不要な人

「会社に勤めていれば全員が対象」と思われがちですが、実は年末調整の対象にならないケースも存在します。会社から書類が配られたとしても、条件に当てはまらなければ提出する必要がない場合や、逆に自分で確定申告をしなければならない場合があるのです。自分がどのパターンに当てはまるのかを正しく判断することが、間違いのない税務処理の第一歩です。

基本的には「会社に『扶養控除等（異動）申告書』を提出している人」で、「1年を通じて勤務している人」や「年の途中で就職し、年末まで勤務している人」が対象となります。正社員だけでなく、パートやアルバイトも条件を満たせば対象です。

具体的な対象・非対象の条件を以下の表で確認してみましょう。

区分	具体的なケース
年末調整の対象になる人	・1年を通じて勤務している正社員、パート、アルバイト ・年の途中で入社し、年末まで在籍している人 ・産休や育休中で、年末時点で在籍している人
年末調整の対象にならない人	・年収が2,000万円を超える人 ・災害減免法により税金の猶予を受けている人 ・2か所以上で働いており、他の会社で年末調整をする人 ・日雇い労働者など継続して雇用されていない人

【2025年提出版】年末調整に必要な書類一覧と入手方法

年末調整をスムーズに進めるためには、事前の準備が9割と言っても過言ではありません。書類を書き始めてから「あ、あの証明書がない！」と慌てて探すのは避けたいものです。必要な書類は大きく分けて、「会社から配布される申告書」と「自分で手配して添付する証明書類」の2種類があります。

特に、自宅に郵送されてくるハガキや封書（控除証明書）は、10月頃から届き始めるため、年末調整の時期まで大切に保管しておく必要があります。もし手元にない場合は、再発行の手続きに時間がかかることもあるので、早めの確認が重要です。

会社から配られる3〜4種類の申告書用紙

まず、会社から渡される申告書用紙について解説します。これらは基本的に全員に配布されますが、提出が必要かどうかは個人の状況によって異なります。最近では、手書きの用紙ではなく、WEBシステム上で入力してデータ提出する企業も増えていますが、入力すべき内容は紙の申告書と同じです。

主な申告書は以下の3種類です。住宅ローン控除がある人は、これに加えてもう1枚別の書類が必要になります。それぞれの用紙がどんな役割を持っているのか、簡単に把握しておきましょう。

書類の通称	正式名称と役割
扶養控除等申告書	「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」 扶養家族の情報を申告する。全員提出必須。
基礎・配偶者・所得調整	「給与所得者の基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」 本人の所得と配偶者の情報を申告する。独身でも提出が必要。
保険料控除申告書	「給与所得者の保険料控除申告書」 生命保険や地震保険などの支払額を申告する。加入者のみ提出。

自分で用意が必要な証明書（控除証明書など）

申告書に数字を記入する際、その根拠となる証明書の原本添付が義務付けられています。これらは会社が用意してくれるものではなく、保険会社や金融機関、あるいは前職の会社から自分で取り寄せる必要があります。

特に紛失しやすいのが、10月頃に保険会社から送られてくる「生命保険料控除証明書」です。「まだ年末じゃないから」と適当に置いておき、いざ必要な時に見当たらないというケースが後を絶ちません。また、年の途中で転職した場合は、前の会社から「源泉徴収票」をもらっておく必要があります。これがなければ、新しい会社で正しい計算ができず、自分で確定申告に行かなければならなくなります。

必ず手元に揃えるべき証明書類をリストアップしました。封筒やハガキを探してみてください。

証明書類の種類	入手先・備考
生命保険料控除証明書	加入している生命保険会社から郵送（10月頃〜）
地震保険料控除証明書	加入している損害保険会社から郵送（10月頃〜）
住宅借入金等特別控除申告書	税務署から送付される（2年目以降のみ年末調整可）
金融機関の借入金残高証明書	住宅ローンを組んでいる金融機関から郵送
前職の源泉徴収票	年の途中で転職した場合、前の職場から発行してもらう
国民年金・健康保険の控除証明	日本年金機構や自治体から送付（自分で払った場合のみ）

つまずきやすい！主要な申告書の書き方を徹底解説

ここからは、実際にペンを持って記入していく段階です。多くの人がここで手が止まってしまいます。なぜなら、申告書のフォーマットは字が細かく、記入欄が複雑に入り組んでいるからです。しかし、書くべき場所さえわかってしまえば、それほど難しいことではありません。

ここでは、特に悩みやすい3つの申告書について、具体的な書き方のポイントと注意点を解説します。「自分に関係ある欄だけ書けばいい」ということを念頭に置き、一つずつクリアしていきましょう。

「基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」の書き方

この書類は名前が非常に長く、3つの申告書が1枚にまとまっているため、最も混乱を招きやすい書類です。しかし、全員がすべての欄を埋める必要はありません。まずは右上の「基礎控除申告書」から記入を始めます。ここは、ほぼ全ての人が記入する必要があります。

ポイントは「あなたの本年中の合計所得金額の見積額」の計算です。これには給与だけでなく、副業などの所得も含まれますが、多くの人は給与収入のみでしょう。収入金額から給与所得控除を引いた「所得金額」を計算し、判定区分（A〜C）に丸をつけます。これが基礎控除額（最大48万円）の決定に使われます。

次に、配偶者がいる場合のみ右側の「配偶者控除等申告書」に進みます。配偶者の収入によって「配偶者控除」になるか「配偶者特別控除」になるかが変わります。下の「所得金額調整控除申告書」は、年収850万円超で、かつ子育て世帯や介護世帯に該当する人だけが記入する欄です。該当しない場合は空欄で構いません。

ブロック	記入対象者	主な記入内容
基礎控除申告書（右上）	原則全員	自分の1年間の見積もり年収と所得金額。 判定結果（A・B・C）と控除額（例：48万円）。
配偶者控除等申告書（右下）	配偶者がいて、本人の年収が1,095万円以下の人	配偶者の氏名、生年月日、マイナンバー、所得金額。 配偶者の年齢と所得による区分判定。
所得金額調整控除（下部）	年収850万円超で、23歳未満の子か特別障害者がいる人	要件に該当する親族の氏名、生年月日など。 該当しない場合は完全に空欄でOK。

「扶養控除等（異動）申告書」の書き方

この書類は、家族構成に変更がないかを確認するためのものです。独身で扶養家族がいない人でも、一番上の「氏名・住所・マイナンバー」の欄だけは必ず記入して提出しなければなりません。「異動」という言葉がついている通り、結婚・出産・離婚・就職などで扶養家族の状況が変わった場合に特に重要になります。

よくある疑問として「16歳未満の子供は控除対象にならないから書かなくていい？」というものがあります。確かに税金上の扶養控除対象外ですが、住民税の計算に関わるため、用紙の一番下にある「住民税に関する事項（16歳未満の扶養親族）」の欄には忘れずに記入する必要があります。

また、同居していない親（別居の老人扶養親族）を扶養に入れる場合は、送金証明などが必要になるケースがあるため注意しましょう。書き方の主なポイントを整理します。

記入欄	注意点とポイント
源泉控除対象配偶者	配偶者の年収が150万円以下（所得95万円以下）の場合に記入。 共働きで配偶者の年収が高い場合は空欄にする。
控除対象扶養親族	16歳以上の扶養親族を記入。 19歳〜22歳の特定扶養親族や、70歳以上の老人扶養親族は控除額が増えるのでチェックを忘れない。
障害者、寡婦、ひとり親	該当する場合のみ記入。特に「ひとり親控除」は要件を確認。 障害者手帳の等級なども記載が必要な場合がある。

「保険料控除申告書」の書き方と計算のコツ

生命保険や地震保険に加入している人が、支払った保険料に応じて税金の控除を受けるための書類です。この書類作成で最も大変なのが「計算」です。保険会社から送られてくるハガキ（証明書）を見ながら、正確に転記し、計算式に当てはめて控除額を算出しなければなりません。

まず、生命保険は「一般生命保険」「介護医療保険」「個人年金保険」の3種類に分かれています。証明書にどの区分か記載されているので、間違えないように該当する欄に記入します。さらに「新契約（平成24年以降）」か「旧契約」かによって計算式が異なります。ここを間違えると控除額が変わってしまうので要注意です。

計算の際は、証明書に書かれている「申告額（証明額ではなく、12月末までの見込み額）」を使用します。計算式は用紙の下部に記載されていますが、端数処理などは1円単位まで正確に行いましょう。電卓を用意し、以下の区分を確認しながら進めてください。

保険の種類	確認すべきポイント
一般生命保険料	新・旧の区分を確認。 主契約だけでなく特約部分も含まれる場合がある。
介護医療保険料	平成24年以降の新設区分。 すべて「新契約」の計算式で計算する。
個人年金保険料	「個人年金税制適格特約」がついているものだけが対象。 一般的な年金タイプの保険でも、ここに含まれない場合がある。
地震保険料	火災保険に付帯している地震保険部分が対象。 長期損害保険（旧長期）がある場合は合算して計算する。

よくある間違いと訂正方法まとめ

どれだけ気をつけていても、人間ですからミスはつきものです。しかし、提出後に間違いが見つかると、経理担当者に戻してもらって書き直したり、最悪の場合は税務署で修正申告が必要になったりと、手間が増えてしまいます。そこで、提出前に必ずチェックしておきたい「よくある間違い」をピックアップしました。

特に「収入」と「所得」の混同は、毎年非常に多くの人がつまずくポイントです。また、住所の書き方やハンコの有無など、細かいけれど重要なルールについても確認しておきましょう。これらを事前に知っておくだけで、差し戻されるリスクを大幅に減らすことができます。

住所や氏名は住民票通りに書く？

基本中の基本ですが、住所は原則として「翌年1月1日時点での住所（住民票がある場所）」を記入します。年末に引越しをする予定がある場合は注意が必要です。会社は年末調整のデータをもとに、各市区町村へ「給与支払報告書」を送付し、これが翌年の住民税の計算基礎となります。

例えば、現住所と住民票の住所が異なる場合（単身赴任など）は、実際に住んでいる場所ではなく、住民票がある住所を書くのが一般的です。また、住所を省略して「〇〇市1-2-3」と書くのではなく、「〇〇市〇〇町1丁目2番3号」のように、住民票の記載通り正確に書くことが推奨されます。アパート・マンション名も省略せずに記入しましょう。

氏名に関しても、結婚して苗字が変わったばかりの場合などは、社内の登録名と戸籍上の氏名が一致しているか確認が必要です。旧姓のまま手続きを進めてしまうと、マイナンバーとの照合ができずエラーになる可能性があります。

「所得」と「収入」の違いを間違えやすい

年末調整の書類で最も混乱を招くのが「収入金額」と「所得金額」の違いです。この二つは明確に別物であり、書き間違えると控除額が大きく変わってしまいます。

「収入」とは、いわゆる「額面年収」のことです。税金や社会保険料が引かれる前の、会社から支給される総支給額（交通費を除く場合が多い）を指します。一方、「所得」とは、その「収入」から「給与所得控除（会社員の必要経費のようなもの）」を差し引いた後の金額です。配偶者控除などの判定に使われる「合計所得金額」は、この「所得」の数字を使います。

例えば、パート収入が103万円の場合、「収入」は103万円ですが、「所得」は103万円引く55万円（給与所得控除の最低額）で48万円となります。この違いを以下の表で整理しました。

用語	意味	計算イメージ
収入金額	会社から支払われる総額 （税込年収、額面）	源泉徴収票の「支払金額」の欄 例：給与明細の総支給額の合計
所得金額	収入から経費を引いた利益 （税金の計算基礎）	収入 － 給与所得控除 ＝ 給与所得 例：103万円 － 55万円 ＝ 48万円
手取り額	銀行口座に振り込まれる金額	収入 － (税金 ＋ 社会保険料) ※年末調整の書類には記載しない

書き間違えた時の訂正印は必要？

ボールペンで清書している最中に書き間違えてしまった場合、どうすれば良いのでしょうか。修正テープや修正液を使いたくなりますが、公的な申告書においてこれらは使用NGとされていることがほとんどです。修正テープは誰が修正したか分からなくなり、改ざんを疑われる可能性があるためです。

正しい訂正方法は、「間違えた箇所に二重線を引き、その近くの余白に正しい内容を書く」ことです。以前は、二重線の上に「訂正印」を押すことが一般的でしたが、近年は押印廃止の流れに伴い、訂正印が不要なケースが増えています。

ただし、会社のルールや経理担当者の方針によっては「訂正印を押してください」と指示されることもあります。また、訂正印がある方が「本人が訂正した」という証明として確実であるため、手元に印鑑があるなら押しておいた方が無難でしょう。もし訂正スペースがないほど汚れてしまった場合は、新しい用紙をもらって書き直すのが一番確実です。

期限に遅れた！書類をなくした！トラブル対処法

年末の忙しさに追われて、つい提出期限を過ぎてしまったり、必要なハガキを紛失してしまったりすることもあるでしょう。「もう年末調整は受けられないのか…？」と青ざめる必要はありません。会社での処理が間に合わなくても、最終的な手段として自分でリカバリーする方法が残されています。

ここでは、そんな緊急事態に直面した時の具体的な対処フローを紹介します。焦らず行動すれば、税金面で損をすることはありません。

提出期限を過ぎてしまった場合

会社の経理担当者は、従業員全員分のデータをまとめて12月の給与計算に間に合わせる必要があるため、社内期限は厳しく設定されています。もし1日〜2日の遅れであれば、すぐに担当者に連絡して謝罪すれば受け付けてもらえる可能性があります。まずは正直に相談してみましょう。

しかし、年末ギリギリになってしまった場合や、すでに会社の処理が完了してしまった場合は、残念ながら会社での年末調整はできません。その場合は、「自分で確定申告を行う」ことになります。翌年の2月16日から3月15日の間に、税務署へ確定申告書を提出すれば、年末調整と同じように税金の精算ができ、払いすぎた税金があれば還付されます。

手間はかかりますが、金銭的な損をするわけではないので安心してください。その際、会社から発行される「源泉徴収票」が必ず必要になるので、大切に保管しておきましょう。

保険料控除証明書を紛失した場合の再発行

「保険料控除証明書が見当たらない！」というのも非常によくあるトラブルです。この場合、すぐに加入している保険会社のコールセンターやWebサイトへ連絡しましょう。多くの保険会社では、再発行の手続きを受け付けています。

ただし、郵送での再発行には1週間〜10日ほどかかる場合があります。会社の提出期限に間に合わない時は、以下の手順で対応します。

よくある質問（FAQ）

妻がパートで働いていますが、私の扶養に入れますか？

妻の年収によって取り扱いが変わります。妻の年収が103万円以下であれば「配偶者控除」の対象になります。103万円を超えても、201万円以下であれば「配偶者特別控除」を受けられる可能性があります（夫の年収制限あり）。ただし、妻自身の年収が130万円を超えると社会保険上の扶養から外れる可能性があるため、税金と社会保険の両面で確認が必要です。

住宅ローン控除の2年目ですが、年末調整でできますか？

はい、2年目以降は年末調整で手続きが可能です。10月頃に税務署から送られてくる「住宅借入金等特別控除申告書」と、銀行から送られてくる「残高証明書」の2点を会社に提出してください。なお、初年度（入居した年）については年末調整では対応できず、必ず自分で確定申告をする必要があります。

iDeCo（イデコ）の掛け金はどこに書けばいいですか？

iDeCoの掛け金は「小規模企業共済等掛金控除」として全額控除の対象になります。「保険料控除申告書」の右下にある「小規模企業共済等掛金控除」の欄に記入してください。国民年金基金連合会から送られてくる「小規模企業共済等掛金払込証明書」の添付が必要です。

まとめ

年末調整は年に一度の大仕事ですが、仕組みさえ理解してしまえば、それほど恐れるものではありません。最後に、この記事の要点を振り返っておきましょう。

書類の作成は面倒に感じるかもしれませんが、一つひとつ丁寧に記入していけば必ず終わります。この記事をガイドブック代わりにして、今年の年末調整をサクッと終わらせ、気持ちよく新年を迎える準備を整えてくださいね。